(2004.02.16)
最近職棒正在進行一系列的熱身賽，不管是官辦或自營，都已吸引不少目光，而不論是曝光率比較高的職棒賽事、還是校際間的聯賽，或是在基層推廣足球的老鷹杯賽事，這些不同項目的運動賽事，主要在提供教練、選手、運動組織、觀眾或贊助商等，一個表演、觀賞或傳遞資訊的舞臺，而如何能提供這樣的運動舞臺給相關團體或個人，這就牽涉到賽事的安排等相關工作。而本文，將與讀者聊聊運動管理中的「賽事管理」。
相信有不少讀者目前是身為事業的老闆，或是位居工作中的要職，再或者是生活、工作中自我管理有效率者，相信都會認同，「計畫」的重要性，計畫可能是事業計畫、工作計畫、旅遊計畫、烤肉計畫等等，事業、工作會不會成功，旅遊、烤肉好不好玩，雖然會受很多因素影響，但事先的計畫絕對佔舉足輕重的地位，因為計畫是在提供一條路，讓執行者可依計行事，雖說計畫趕不上變化，但沒有計畫永遠只是空口說白話。而賽事管理也有很強烈的依計行事的特點，因為運動賽事常會受到無法預測的環境因素影響(如：天氣、地震、戰爭、恐怖份子、瘋狂球迷等)，很多環節也需要靠外部資源的幫助(如：向政府、學校或民間團體租借場地、器材等)，同時，工作人員常常不固定(如：大量的義工、工讀生等)，這些因素都使賽事管理需要有良好的計畫及準備。
運動賽事會因為時間、規模或型態等因素而不同，可以是奧運會、世界杯籃球賽、全國中等學校運動會、系際杯壘球賽；也可以是球季性的職業足球賽、維期幾個月的排球聯賽、幾天內就比完花式撞球賽；而若考慮是否要吸引觀賽者(觀眾)的因素時，又可分為職業賽、半職業賽、業餘賽、友誼賽等。如果，賽事是要以吸引觀賽者為主時，那賽事就比較多考慮到商業層面，運動組織(如：職棒、職足、職籃、球會等)就要注意到運動場館的管理(另一個課題)、運動行銷(另一個課題)、氣氛的營造等方面，如：座位舒適度(殘障人士的座位。家庭式的觀眾座位。野餐區。水泥地座位應該不能存在)、有無對號入座(先到先贏嗎？)、觀賽者的視野(視線有沒有被照明燈柱檔住。前後排高低區別夠不夠)、開賽前或中場的活動項目(球迷活動。舞龍舞獅。辣妹啦啦隊)、場館的外型設計及內部裝飾(亞特蘭大勇士隊棒球主題公園場館Turner Field強烈傳達棒球的訊息)、場館及設備的安全性(耐震度。保養工作)、場館的清潔度(洗手間有沒有洗手乳。衛生紙有沒有掉滿地。垃圾筒的配置。比賽中，清潔人員的服務)、販售的食物飲料及紀念品(品質。價格。是否禁賣酒煙？)、播放的音樂、播報員(吸引，帶動觀眾)、觀賽者的走動路線(大小解、購物、進場、散場、逃生路線)、交通路線(火車、公車、接駁車、走路)、對臨近社區的影響(噪音、垃圾的製造)、停車位的數量及劃分與導引(停車位找一個小時，球隊又輸球，雙重打擊，以後不來看了)、球票的販售方式(月票、組票等)等等。
很多人認為賽事管理，就是將賽程排一排，賽制想一想(看是要單淘汰，或是先分組預賽，再進行決賽)，裁判找一找，然後再將比賽時間、地點通知參賽隊伍，這樣就大功告成了。不可否認，這些工作的安排很重要，但是，還有許多環節應該想一想。簡單來說，賽事管理需要事先計畫，並依循運動組織的長短期目標，作組織內外部的優缺點分析(SWOT)，進而採取策略，進行賽事安排(運動組織的策略計畫是另一項課題)，這樣說實在太繞口了，也可能有看沒有懂，所以筆者在此提供一個簡單的計畫流程，供讀者參考。
成立賽事委員會，並下轄運動賽事相關部門：可能有賽程組、票務組、人事組、行銷組、場地器材組、財務組、保安組、公共關係組、醫務組、客戶服務組、活動設計組、贊助商組、資訊組、義工組、賽後復原組等，名稱不重要，重點在要有一群管理賽事的人，也就是賽事管理的組織要先成立。不可否認，有時候，有些賽事都是「一人賽事」，或是「少數人賽事」，也就是只有幾個人在負責規畫賽事，短時間內，這些人可能還蠻耐操的，但是如果時間一久，這些人罷工的機率是很高的，因此，如果希望賽事是有延續性的，組織的規畫，分工就很重要了，至於如何規畫及分工，就要看賽事的規模，賽事經理人的想法等因素來決定。而在這個階段，除了組織規畫外，最好還要完成財務部份的工作(詳見下文)，工作的指派(工作手冊，詳見下文)，整個賽事管理的時間規畫(公佈賽事資訊的時點、報名開始及結束時點、賽程的公佈時點、售票時點等)、目標、方向(詳見下文)等。
尋找贊助商：這個階段可以一直持續到賽事開始前夕，直到找到足夠的贊助商，是屬於現在進行式(如果規模小的賽事，如：班際杯籃球賽，可能就不需要贊助商)。
尋找場館(地)，獲得許可，登記使用：一般來說，運動組織對場館(地)多數都沒有所有權，除非是財力比較好的運動組織(如上文所提的亞特蘭大勇士隊的Turner Field，就是勇士隊擁有所有權的主場場館)，所以，大多數的運動組織多是向政府或民間租借場館(長、短期)，因此很明顯的，場館是屬外部資源，所以不確定性相對較大，因此需提早作準備，如果情形許可的話，有合約(長期)、憑證做為租借場館的依據那是最好，舉個例來說，筆者在澳洲不管是從事網球、排球或羽毛球活動，都需要事先登記場館，場館人員會給予憑證，剛開始筆者很難適應，總認為有些場館明明就空在那裏，為何不能用呢？但仔細想想後發現，這不能全歸因於當地的文化，因為每個較有組織的場館都有人在管理，會有一定的清潔度、安全度等服務品質(提供冰袋、緊急救護等)，所以使用的人付費，應該是合理的，也就是使用者付費的道理，因此，現在也就慢慢習慣了，看到沒人用的網球場，就會很自然的先問要去哪裏登記。除此之外，很多場館(地)是多重使用(籃、排、網、羽；足球、田徑；美式足球、棒球等)，所以場館人員自然會以最佳利益為考量(哪項賺錢？哪項配合度好？)，來租借場館(地)，安排場館(地)，因此，在申請場館(地)時一定要確認沒有和其他賽事撞期，同時，只要場館人員不是太魯或太沒品，與場館人員保持良好關係自然也無可厚非。
申請核准場館內的買賣行為：這是屬比較大型、有觀賽者的賽事(如：職業賽事)，或場館本身就對買賣行為有所規定(如：市政府是否准許運動組織在中山足球場內販賣紀念品或飲食，因為這牽涉到清潔、抽傭金等問題)，而如果是比較小型、非以觀賽者為主的比賽，只要不是賣毒品或是與賽事不相關的一些負面產品，基本上，很少人會去注意，也很少人會去干涉這樣的買賣行為。
購買保險：沒有人知道意外何時會發生。鐵餅打到觀眾、選手互撞、場館倒塌等，不發生都沒事，一旦發生，運動組織可能都要承擔很大的責任，所以保險的購買就顯得重要，至於險種就要與保險公司詳談，而保費可以包含在門票中、或是報名費等。
活動安排：其實不論有沒有觀眾，比賽前、中、後的餘興活動都是可以安排的，像是選手之夜、扇子舞表演(適合老一輩的人…)、尬球、樂隊表演等，重點在要炒熱賽事，讓選手及觀眾都能融入其中。
運動行銷：運動行銷，一聽就知道，不是兩三行文字可以解釋完的，課題很多，譬如：如何傳播賽事訊息(廣播、網路、報紙、口耳相傳等)，目標客戶在哪裏(學生、上班族、菜籃族等)等等，層面廣泛，運動組織可能一時不知如何下手，建議可以看看書，或是進行問卷調查，瞭解客戶的需要，都是很好的方法讓運動組織的行銷部門有所依循，總而言之，運動行銷也是一種不能間斷的現在進行式。
尋找義工：大部份的賽事不是如職業賽事一般經常性的存在，而是階段性的存在，所以工作人員多是來來去去，沒有一定，即使是奧運這樣大型的比賽，也要大量依靠義工。因此尋找義工就顯得格外重要，必須瞭解目標群、還有義工的動機等，根據研究，會擔任義工的原因在於：義工對該運動本來就很有熱忱、想交朋友、具有喜歡幫助別人的個性、想增加生活經驗等；族群可能是退休族、學生、或類似退休族(不缺錢的那種)。當然召募完後，還要對義工進行訓練、管理，最好能將職責做成一本手冊義工知道自己的角色，同時也可以發給義工代表賽事或運動組織的衣服、帽子、襪子等產品(如果經費夠的話)，或是舉行義工之夜、拍照留存也可以，主要在讓義工更有參與感，讓義工下次還願意再回來幫忙。而另一項很重要的事是，賽事結束後，也要進行問卷調查，問問工作量是否太重、太少；參加的原因；工作手冊詳細與否；訓練夠不夠；對賽事的意見；願不願意再來等問題，運動組織要自行建立資料庫，這樣下次才能比較順利尋找到義工。
票務：這個階段開始賣票，當然，這個又是比較針對商業性的運動而言，網路訂票、電話訂票、預售票、現場票、月票、年票、家庭票、對戰組合票、折價票、免費票、搭配紀念品的門票、公關票、對號票、殘障人士票等等。去年台灣職棒總冠軍賽，就因票務問題引起很大爭議，實際情形，筆者不太瞭解，但票務的重點在賣票的時點(季前、中、後(下一季)等)、票量(各種票的分配量及票的總量等)、票價(因座位區、季後賽、明星賽等而不同)。寧可少賣，賣得剛好，而不要超賣，因為場館的容納量及負荷量是一定的，不要老是死要錢，觀眾人數超過極限時，會發生什麼事只有老天爺知道。寧可提早賣，隨時公佈賣票情形，讓買票者知道賣票的進度、票種的分配，尤其是全國關注的運動賽事，更應該盡量做到賣票者與買票者的資訊對稱。
開始運動賽事。
讀者可以依本身所面臨的實際環境再做調整，可能是先找義工，再活動安排；如果組織大一些、人手多一點，或許就可以某些程序同時進行；或許天數要再長一點、短一點；或許讀者只是辦地區性的比賽，不需售票，不找義工；再或者參賽隊伍的報名時間可以再早、再長一點；或是要先開放報名、再申請場館(考量隊伍比想像中多的機率)等等…。重點在每項工作都要有時間表，完成日期，並都要提早在賽事開始前的一段時間內就完成，最怕的是，在比賽前一天還在擔心獎盃沒做好、場館(地)不確定等等可以早早完成的事項，所以，本文希望讀者能將賽事以計畫的方式來管理，及早準備，用天數來安排，如此絕對比沒有任何依循好很多。不過，沒有一件是絕對完美，所以賽事結束後，還要進行檢討，以期下次做得更好，方法可以是用問卷的方法，調查參加者對各項措施的滿意度，或是由專人負責評估，這點應該不難，重點在檢討要有建設性，哪裏做不好？為何不好？如何改善？如：義工在賽事進行時，常常不知要做啥、遲到或早退；問題可能是因為運動組織沒有說明清楚工作內容、溝通不好、工作太少、沒人管理等因素；解決方法可以是，加強賽事前的訓練，發放工作手冊，或是舉行義工夜，讓義工有向心力，也可以指派專人管理不同工作的義工。
讀者一定發現，本文並沒有特別強調，賽程要怎樣安排、人員要怎樣管、財務要如何平衡等更細節的問題，主要是本文以運動管理經理人的角度出發，因為經理人主要是替運動組織訂定大方向及大原則，不是事必親躬，就像將軍不是帶兵出去衝鋒打戰的，而是訂定作戰策略的，並且承擔一切責任的。再者本文名為淺談，自然無法每個細節都詳談，如真要詳談，那可以出一本書了…，不過不是現在，以後有機會再說。
然而，雖然沒有辦法詳談，但以下將提供幾個問題，讓讀者再想想更細節的部份。
選手部份：
1.這次比賽預計要有多少隊伍參賽？
2.有多少人、多少時間負責器材場地的建立、租借、維護？
3.選手需要什麼其他的服務？便當、住宿、球具、水、流動廁所……。
4.有沒有明確告知場地或宿舍的交通路線？
5.有沒有熱身區？有沒有更衣室？
6.有沒有將緊急的救護標示(如：電話號碼)張貼在明顯處？每個隊是否有緊急聯絡人？
財務及行銷部份：
很多運動賽事是間歇性、短期的存在，如：一、二天，一、二星期等…，因此針對財務部份，可以用一個比較簡單的方法來想，就是「賽事結束後，要達成損益兩平，不賺不賠」。通常運動組織是在接近賽事開始時，或正式開始時才正式有收入進來(報名費、門票…)，除非有轉播權利金、政府補助或贊助商資助，否則很多費用都須先自掏腰包，等到收入進來後再輒平，但是，因為報名隊伍及觀眾量是很難預估的，所以這就存在某些程度的風險。另外，如果賽事是經常存在(球季)，那就可以用「會計年度」來運作，也就是財務狀況是年年承接的，但是球季型的賽事也可以用損益兩平法，至於要用哪種方法，這是由運動組織選擇。不過，筆者建議可以依以下三個簡單的步驟來做：
1.想想哪些費用會支出，並且表列出項目及成本：場地(租借費、水電是否包含…)、工作人員(裁判、工讀生)、行政費用(紙、筆…)、帳蓬、擴音器、行銷費用、產品費用…。
2.想想哪些收入會進來，並且表列出項目及金額：贊助商、政府補助…。
3.2減1(收入-支出)：如果是正數，那皆大歡喜，也可以再想想如何運用剩餘的經費。如果是負數，就要想想一些問題：有哪些費用是不必要的？要有多少參賽隊伍？要有多少觀眾？票價？還要多少贊助商？…才能至少不賠錢。如果怎麼想、怎麼算都無法或很難轉負為正，那強烈建議還是不要辦比較好，或是延期多找些贊助商後再辦，當然也可以辦，但是，就必須承擔財務上的大風險了。
不過，如果運動組織能編列一份清楚的預估費用收入表，其實也是說服贊助商的好方法，讓贊助商明確知道錢花到哪裏，可以賽事籌備期先撥出贊助金額的30%、40%或其它比例的金額，賽事進行及完成後再撥剩餘的贊助金，這樣做的重點在，減少贊助商本身財務壓力(不用一次撥款)，運動組織能夠依實際的收入來做支出，減少亂花的風險，而最好每項支出都以收據為憑，不要預付，因為如果賽事從籌備到結束的時間不長，先付款會有貨未能準時運到的風險，除非，非常有把握供應商不會有問題，要不然一分一毫都要有憑有據，清清楚楚，怎麼來，如何去，並且最好能每個月做現金流量表、資產負債表、損益表，除供賽事經理人知道財務狀況，以利進行接續的管理行為外，並可供贊助商參考(如果贊助商想知道的話)，畢竟贊助商對運動產業是很重要的，而且錢是他們提供的，他們是有權利知道贊助的錢用到哪裏了，如果每筆帳都清楚，繼續贊助的機率自然提高。以下再列出一些問題供讀者想一想：
1.這次的賽事目的為何？四個P(Participation, Performance, Promotion, Profit)：簡單的說，Participation希望很多隊伍參賽、很多觀眾觀看、很多人參與。Performance希望比賽水準很高。Promotion希望提倡運動。Profit希望有以營利為主。如果是注重profit，那預計何時開始損益兩平、何時賺錢…？
2.有沒有做過市場調查？選手的需要、觀眾的需要、不同年齡層、姓別、區域觀眾的需要…。
3.賽事的有無依不同目標市場提供服務？表演節目、分齡賽、比賽水準…。
4.賽事資訊是否傳遞給目標市場？不喜歡運動的人、學生、運動狂熱者、家長、學校、記者、政府…。哪一種傳遞方式比較好？報紙、網路、掃街…。
5.贊助商穩定度？贊助商的利益？贊助商的標幟？有沒有合約…
6.賽事有關的廣告、紀念品有哪些？衣服、帽子、秩序冊、旗幟…。哪些可以販賣？哪些可與贊助商結合？
7.有沒有電視轉播？協商電視台希望的鏡頭…
場館、場地部份：
想想以下幾個課題：
1.觀眾容量、座位舒適度、觀眾視野。
2.安全性。停車場安全、選手更衣室安全、洗手間安全、逃生路線、逃生出口、滅火器、違禁品的規定、保全人員、夜間公車…
3.方便性。交通、停車位、殘障設施、洗手間、公共電話、諮詢櫃檯、服務人員…
4.飲食。飲水機數量配置、現場的食物新鮮度、附近有無餐館…
5.清潔。洗手間、座位區、選手區…
6.水、電、照明設施。
人力資源部份：
l.需要哪些部門？賽程組、票務組、人事組、行銷組、場地器材組、財務組、保安組、公共關係組、醫務組、客戶服務組、活動設計組、贊助商組、資訊組、義工組、賽後復原組…。
2.每個部門、每位員工是否明確知道各自的責任、任務？是否明確瞭解運動組織的目標？
3.有無工作手冊？規定工作內容、時間、標準…。
4.需要多少義工、工讀生？幾%？誰來訓練？服飾要不要統一？義工的三餐？義工工作量分配公不公平？會不會太操？會不會影響下次參加的意願？
5.分層負責制？責任制？
筆者強烈建議，每個工作人員不管是義工、工讀生或是支薪的員工，都要有一本工作手冊，或是幾個人一本，或是一個部門一本，讓所有人知道組織的目標、工作的內容、工作的方法、工作的標準等與工作有關的資訊，讓所有參與賽事管理的人都明白自己的角色，部門的角色，組織的目標。如此，不僅知道為何而戰，同時還容易進行工作替代，當有員工請假時，其他員工容易上手(當然，平時也要有工作輪替)，節省一些溝通及訓練的時間。
其他部份：
1.場館使用有無依據？
2.可否販賣食物、飲料、紀念品？
3.政府對噪音、垃圾等環境問題的規訂？
4.保險的範圍？選手、觀眾、義工、場館、設備…。賽事不舉行是否退費？
5.羣眾管理：有沒有訓練過的工作人員負責引導觀眾(進場、散場、災難疏散、停車…)？有沒有保全人員或警察負責驅散、勸阻、逮捕不守規矩的觀眾？
6.有無失物招領處？幼兒服務(尿布室、走失…)？
7.風險管理：多少保全、警察、V8影機，違禁品的規定及檢查？
8.賽後的場地復原、器材歸還、垃圾清理由誰負責？
9.要不要寫感謝函給相關單位？
如果，什麼環節都考慮清楚了，準備好了，結果賽事還是不幸的，因為某些人事物等不可抗拒的因素而失敗，那筆者其實也沒有什麼可以再建議的了，頂多建議去放個假、散散心，再來呢？……就認了吧……，要不然要怎樣啦，日子還是要過呀！不過，如果在籌辦的過程中，很認真、很用心，這樣一定可以學到許多寶貴及無價的經驗，況且，老天爺會給認真的人很多機會的，所以，不用怨歎。
賽事人人會辦，差別在品質問題，如果能讓大部份的選手、教練、觀眾及參加者都感到很快樂、滿意，那就是成功的賽事，下次自然可以吸引更多人來參與。而相信某些讀者，一定已經有實際辦理運動賽事的經驗，而不管辦的是幾萬名觀眾的比賽，或是社區性的比賽，賽事管理都是千頭萬緒，絕非三言兩語能道盡，但本文希望以「理論其實很實際，實際其實也很理論」的觀點，與台灣所有目前從事、或以後要從事賽事管理的讀者一起分享賽事管理的想法，讓台灣能有更多、更好的賽事提供給社會大眾、選手及運動組織，不要讓一些不入流的電視節目占據台灣人的生活，這樣才是台灣之福。
(Copyrighted by 葉劍木)
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